Responsabilités
- Confidentialité : contrôler qui peut consulter les renseignements et comment ils sont partagés.
- Protection des renseignements personnels : savoir quels renseignements sont détenus, pourquoi, où, à qui ils sont transmis et ce qu’ils deviennent.
- Accès : accorder les accès nécessaires et les retirer lorsqu’ils ne le sont plus.
- Continuité : prévoir comment poursuivre le travail et récupérer les renseignements importants en cas de panne.
- Communications sécurisées : choisir des moyens adaptés à la sensibilité des renseignements.
- Fournisseurs : connaître les fournisseurs importants et leur rôle dans le traitement des renseignements.
- Réponse aux incidents : permettre au personnel de savoir quoi faire et qui joindre.
- Processus numériques : rendre les étapes importantes répétables et visibles.
Outils, procédures et personnes
Un logiciel de gestion comme Clio, ParaMaître ou JurisÉvolution peut gérer les dossiers, contacts, factures, documents et calendriers selon la plateforme.
Microsoft 365 peut soutenir les courriels, calendriers, fichiers, identités, accès et la sécurité des appareils selon les licences et la configuration.
Les procédures de confidentialité, d’incident, de continuité, de retrait des accès et de conservation ont besoin de responsables désignés. Les associés, le personnel et les fournisseurs doivent connaître leur rôle.
L’achat d’outils ne suffit pas. Les responsabilités, les personnes, les processus et les systèmes doivent fonctionner ensemble. Ces explications sont éducatives et ne certifient pas la conformité.